Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung

Was prüft die Berufsgenossenschaft bei einer Betriebsbegehung?

Die Begehung ist im Kern eine Gefährdungsbeurteilung nach § 5 Arbeitsschutzgesetz. Ziel ist es, Belastungen und Gefährdungen für Mitarbeitende zu identifizieren und gegebenenfalls Maßnahmen einzuleiten. Geprüft werden unter anderem:

• Mechanische Gefährdungen (z. B. Maschinen, Werkzeuge)
• Elektrische Gefährdungen (z. B. defekte Anlagen)
• Chemische und biologische Gefährdungen (z. B. Gefahrstoffe, Keime)
• Brand- und Explosionsrisiken
• Physikalische Belastungen (z. B. Lärm, Vibrationen, Strahlung)
• Klimatische Faktoren (z. B. Beleuchtung, Raumgestaltung)
• Körperliche Belastungen (z. B. schwere Hebetätigkeiten)
• Psychomentale Belastungen (z. B. Arbeitsorganisation, monotone Abläufe)
• Mängel in Organisation und Qualifikation (z. B. fehlende Schulungen)

Je nach Anlass kann die Begehung alle Bereiche umfassen oder als Schwerpunktprüfung auf bestimmte Gefährdungen beschränkt sein.

Wie können sich Unternehmen auf eine Betriebsbegehung durch die Berufsgenossenschaft vorbereiten?

Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel für einen reibungslosen Ablauf. Wichtige Punkte sind:

• Kooperationsbereitschaft zeigen: Prüferinnen und Prüfer wollen keine Strafen verhängen, sondern Sicherheit gewährleisten. Eine offene Haltung schafft Vertrauen.
• Verantwortliche einbeziehen: Neben der Unternehmensleitung sollten die Fachkraft für Arbeitssicherheit, der Betriebsarzt bzw. die Betriebsärztin, Vertreter*innen des Betriebsrats und die zuständigen Sicherheitsbeauftragten anwesend sein.
• Unterlagen bereitlegen: Sorgen Sie für einen geeigneten Raum, in dem die Prüfer*innen ungestört Einblick in die Dokumente nehmen können.
• Vorab internen Check durchführen: Ein kurzer Rundgang oder eine interne Begehung hilft, mögliche Mängel frühzeitig zu erkennen.

Auskunfts- und Unterstützungspflicht: Welche Dokumente benötigt die Berufsgenossenschaft?

Unternehmen sind verpflichtet, der zuständigen BG alle relevanten Unterlagen vorzulegen. Dazu gehören unter anderem:

• Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsanweisungen
• Nachweise über arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen
• Bestellungen und Beauftragungen (z. B. Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt *in, Ersthelfer *in, Brandschutzhelfer *in)
• Gefahrstoffverzeichnis und Sicherheitsdatenblätter
• Unterweisungsnachweise für Mitarbeitende
• Verzeichnisse von Arbeitsmitteln und Prüfprotokolle technischer Anlagen
• Notfall- und Evakuierungspläne, Verbandbuch
• Nachweise zu persönlicher Schutzausrüstung (PSA) und Hautschutzplänen

Eine vollständige und gut organisierte Dokumentation signalisiert der BG, dass das Unternehmen Arbeitssicherheit ernst nimmt.
Tipp: Das Werksarztzentrum Deutschland übernimmt bei bestehender Betreuung die gesamte Dokumentation und Speicherung der Daten für Sie.

Was tun, wenn bei der Betriebsprüfung Mängel festgestellt werden?

Werden Mängel entdeckt, werden diese protokolliert. Das Protokoll enthält die genaue Beschreibung des Mangels, die verantwortliche Person für die Beseitigung und eine Frist zur Umsetzung.
Das Unternehmen muss die Maßnahmen umgehend einleiten und dokumentieren. Sinnvoll ist es, gleichzeitig ein eigenes Protokoll zu führen, um alle Absprachen festzuhalten.

Was sind die Konsequenzen einer nicht bestandenen Betriebsprüfung?

Bleiben Mängel bestehen oder zeigt sich das Unternehmen unkooperativ, kann die Berufsgenossenschaft verbindliche Maßnahmen anordnen. Dazu gehören:

• Bußgelder bei Verstößen gegen Unfallverhütungsvorschriften
• im Extremfall die Stilllegung unsicherer Betriebsteile
• zusätzliche Nachprüfungen zur Kontrolle der Umsetzung

Diese Folgen lassen sich vermeiden, wenn Unternehmen von Anfang an die gesetzlichen Vorgaben einhalten und Auflagen zügig umsetzen.

Fazit: Vorgaben lieber gleich erfüllen, um eine Betriebsprüfung entspannt zu überstehen

Eine Betriebsprüfung durch die zuständige BG ist kein Grund zur Panik, sondern eine Chance, die Arbeitssicherheit im Unternehmen zu verbessern. Wer seine Pflichten ernst nimmt, Gefährdungsbeurteilungen regelmäßig aktualisiert und Mitarbeitende schult, hat bei einer Begehung wenig zu befürchten.
Die Devise lautet: Prävention statt Reaktion. Wer die Vorgaben laufend erfüllt, erlebt die Betriebsprüfung nicht als Hürde, sondern als Bestätigung für die eigene Sicherheitskultur.