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09. Oktober 2025
Fehlzeiten senken, Kosten sparen
Fehlzeiten als Herausforderung für Unternehmen
Fehlzeiten stellen für viele Unternehmen eine erhebliche Herausforderung dar. Krankmeldungen bedeuten nicht nur einen direkten Produktivitätsverlust, sondern verursachen auch hohe Kosten und belasten die verbleibenden Mitarbeiter *innen. Doch es gibt effektive Wege, Fehlzeiten zu senken, Kosten zu sparen und die Produktivität zu steigern.
Das Fehlzeitenmanagement ist eine effektive Maßnahme, die darauf abzielt, die Fehlzeiten der Mitarbeitenden zu erfassen, zu analysieren und zu reduzieren. Dabei ist es entscheidend, die Ursachen für die Fehlzeiten zu identifizieren, diese zu beheben und präventive Maßnahmen zu entwickeln.
Warum ist Fehlzeitenmanagement (FZM) so wichtig?
Gesunde Mitarbeiter *innen sind entscheidend für den Unternehmenserfolg.
Laut dem Fehlzeitenreport 2024 der AOK sind die Fehlzeiten im Jahr 2023 mit durchschnittlich 23,9 Kalendertagen in Deutschland deutlich zu hoch. Bei psychischen Erkrankungen liegen sie durchschnittlich sogar bei 28,1 Fehltagen.
Generell sind die Fehlzeiten bei psychischen Erkrankungen zwischen 2014 und 2023 fast um das Doppelte gestiegen. Die dadurch entstehenden Mehrkosten für Unternehmen sind immens.
Ein Beispiel:
Eine Reduzierung der Krankheitsquote um alleine einen Prozentpunkt führt bei 1.000 Beschäftigten schon zu einer jährlichen Einsparung von ca. 350.000 EUR. Diese Berechnung basiert auf einem Stundenlohn von 20 €, einer täglichen Arbeitszeit von acht Stunden und 220 Arbeitstagen pro Jahr. Mit dem Fehlzeitenrechner auf unserer Website kann einfach und schnell ein grober Richtwert ermittelt werden, wie viel mit unserem Fehlzeitenmanagement gespart werden kann. Hier gelangen Sie direkt zu unserem Fehlzeitenrechner.
Aber nicht nur die Kosten sind ein wichtiger Faktor. Häufige Fehlzeiten von Mitarbeitenden wirken sich ebenfalls negativ auf die Produktivität des gesamten Teams aus. Dies kann unter anderem zu Wissenslücken führen und dazu, dass Kolleg*innen zusätzliche Aufgaben übernehmen müssen, was sich wiederum negativ auf die Arbeitsergebnisse auswirkt. Gleichzeitig stellt dies ein Indiz dafür dar, dass es im Unternehmen möglicherweise an bestimmten Stellen nicht reibungslos läuft. Ursachen könnten etwa eine zu hohe Arbeitsbelastung, interne Konflikte oder unzureichende Strukturen innerhalb der Organisation sein.
Analyse und Ursachenforschung: Fehlzeiten verstehen
Fehlzeiten kosten deutsche Unternehmen jährlich Milliarden. Doch wirken sich diese Ausfälle nicht nur finanziell aus, sondern können auch die Arbeitsmoral und das Betriebsklima negativ beeinflussen.
Schlüsselfaktoren für hohe Fehlzeiten am Arbeitsplatz sind:
1. Persönliche Faktoren wie psychische Belastungen, Qualifikationen, Position, Privatleben
2. Körperliche Beschwerden durch Alter, Vorerkrankungen, schlechte Arbeitsplatzergonomie
3. Betriebliche Gründe wie unprofessionelle Führung, mangelnde Kommunikation, Gehalt
4. Fehlende Präventionsmaßnahmen wie Gesundheitsprogramme (z. B. EAP)
Um diesen und allen weiteren Herausforderungen zu begegnen, ist ein systematisches Fehlzeitenmanagement unerlässlich.
Der erste Schritt zur Reduzierung von Krankmeldungen besteht darin, die Ursachen für die Fehlzeiten zu identifizieren. Viele Unternehmen unterschätzen die Bedeutung einer detaillierten Fehlzeitenanalyse. Dabei liefert sie mit vergleichsweise wenig Aufwand einen interessanten Überblick über die Abwesenheitsquote von Beschäftigten.
Wie Sie vorgehen:
• Datenerhebung: Systematische Erfassung der Fehlzeiten in der Belegschaft.
• Muster erkennen: Gibt es Abteilungen oder Zeiträume mit besonders hohen Ausfällen?
• Mitarbeitergespräche: Dialog mit betroffenen Mitarbeiter *innen suchen, um die Gründe für häufige Abwesenheiten zu verstehen.
In einem Fehlzeitengespräch können die Ursachen für die längere Abwesenheit ermittelt und entsprechende Maßnahmen zur Verbesserung eingeleitet werden. Berücksichtigen Sie dabei die individuellen Umstände des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin und vereinbaren Sie konkrete Maßnahmen, um zukünftigen längeren Abwesenheiten vorzubeugen. Bei Fehlzeitengesprächen kann gegebenenfalls durch Fachpersonal von externen Stellen unterstützt werden. Wir bieten in unserem Modul Fehlzeitenmanagement z. B. eine erste Beratung, eine betriebsärztliche Zweitmeinung und Hilfestellung bei der Vermittlung von schnelleren Facharztterminen an.
Welche Präventionsmaßnahmen können Arbeitgeber *innen durchführen?
Sind die Gründe für häufige Fehlzeiten erst einmal erfasst, gilt es, ihnen aktiv entgegenzuwirken und Probleme aus dem Weg zu räumen. Außerdem ist es wichtig, erneuten Ausfällen vorzubeugen. Dazu gehören folgende Maßnahmen:
Präventionsprogramme einführen
Das Fehlzeitenmanagement ist ein zentraler Baustein des Betrieblichen Gesundheitsmanagements. Investitionen in die Gesundheit von Mitarbeiter *innen zahlen sich langfristig aus. So hilft zum Beispiel unser Fehlzeitenmanagement mit Hilfe unseres Health Support Outbounds dabei, auffällige Fehlzeitenmuster schnell zu erkennen und lange Ausfallzeiten zu vermeiden. Gleichzeitig werden Führungskräfte zum Umgang mit Krankheit und Ausfallzeiten beraten. Außerdem kann unser Medical and Safety Service Center (MSSC) dabei helfen, bei Bedarf schnelle Facharzttermine zu vermitteln und die Genesungszeit so zu verkürzen.
Mögliche Maßnahmen:
• Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung: Höhenverstellbare Schreibtische und ergonomische Stühle können Rückenleiden vorbeugen
• Sport- und Fitnessangebote: Subventionierte Fitnessstudio-Mitgliedschaften oder betriebliche Sportkurse motivieren Mitarbeitende, aktiv zu bleiben
• Gesundheitstage : Umfangreiche Untersuchungen, um gesundheitliche Risiken schnellstmöglich zu erkennen und präventiv zu behandeln
• Workshops zu gesunder Ernährung und Stressbewältigung , zum Beispiel in unserem Employee Assistance Program
Studien zeigen, dass Unternehmen mit aktiven Gesundheitsprogrammen ihre Fehlzeiten um bis zu 25 % senken können.
Flexible Arbeitsmodelle etablieren
Ein weiterer Grund für hohe Fehlzeiten ist die fehlende Work-Life-Balance. Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung kann hier wahre Wunder wirken.
Vorteile von Homeoffice und Gleitzeit:
• Reduzierte Ansteckungsgefahr: Mitarbeiter *innen, die sich leicht krank fühlen, können von zu Hause arbeiten, anstatt sich im Büro gegenseitig anzustecken
• Stressreduktion: Gleitzeit ermöglicht es den Mitarbeiter *innen, Beruf und Privatleben besser unter einen Hut zu bringen
• Produktivitätssteigerung: Studien zeigen, dass flexible Arbeitszeiten die Motivation und Effizienz der Belegschaft fördern
Führungskräfte schulen
Eine kompetente und einfühlsame Führungskraft ist oft das beste Mittel, um Fehlzeiten vorzubeugen. Führungskräfte sollten in der Lage sein, Warnsignale zu erkennen und proaktiv auf ihre Mitarbeitenden einzugehen.
Wichtige Führungsfähigkeiten:
• Empathie und Kommunikation: Regelmäßige Feedback-Gespräche stärken das Vertrauen und fördern ein positives Betriebsklima
• Stressmanagement: Führungskräfte sollten geschult werden, wie sie Stress in ihrem Team frühzeitig erkennen und abbauen können
• Konfliktlösung: Zwischenmenschliche Konflikte sind eine häufige Ursache für Fehlzeiten. Schnelles und kompetentes Eingreifen ist hier entscheidend
Klare Richtlinien und transparente Kommunikation
Missverständnisse und Unsicherheiten über Krankmeldungen können zu unnötigen Fehlzeiten führen. Klare Arbeitszeit- und Krankheitsrichtlinien schaffen Abhilfe.
Wichtige Inhalte einer Krankheitsrichtlinie:
• Wann und wie Krankmeldungen einzureichen sind
• Regelungen zur Vorlage von ärztlichen Attesten
• Möglichkeiten für flexible Wiedereingliederungen nach längeren Erkrankungen
Eine transparente Kommunikation dieser Regeln sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter *innen ihre Pflichten kennen und gleichzeitig Verständnis für ihre Rechte entwickeln.
Digitalisierung nutzen
Der Einsatz moderner Technologien erleichtert die Verwaltung und Analyse von Fehlzeiten. Digitale Tools können die Prozesse rund um Krankmeldungen und Anwesenheitsmanagement erheblich vereinfachen.
Beispiele für hilfreiche Tools:
• Zeiterfassungssoftware: Diese erfasst nicht nur Arbeitszeiten, sondern hilft auch, Fehlzeiten zu dokumentieren
• Gesundheits-Apps: Digitale Angebote zur Stressbewältigung und Bewegung fördern die Eigenverantwortung der Mitarbeiter *innen
• Analyse-Tools: Mit KI-gestützten Programmen lassen sich Muster und Ursachen von Fehlzeiten noch genauer identifizieren
Fazit
Ein erfolgreiches Fehlzeitenmanagement basiert auf der Kombination verschiedener Maßnahmen. Von der Analyse der Ursachen über die Förderung der Mitarbeiter*innengesundheit bis hin zur Digitalisierung gibt es zahlreiche Hebel, um Krankmeldungen zu minimieren. Unternehmen, die diese Strategien konsequent umsetzen, profitieren nicht nur von geringeren Kosten, sondern auch von einem motivierten und gesunden Team.
Setzen Sie auf die richtige Mischung aus Prävention, Flexibilität und Anreizen – und machen Sie Fehlzeitenmanagement zur Stärke Ihres Unternehmens!
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